Workplace Strategy: el concepto que te permitirá sacar el máximo rendimiento a tus recursos en el entorno laboral

Artículo realizado por Cristina Portillo (Ciclo).

Las formas de trabajar y los entornos de oficina han evolucionado de forma acelerada en este último año. Todos hemos experimentado en mayor o menor medida el impacto que tiene en nuestro desempeño el entorno físico en el que trabajamos.

Este contexto puede haber desencadenado ciertos cambios en la cultura de las empresas. Quizás la creatividad de los equipos se ha visto mermada. Puede ser que se busque una nueva sede de menor tamaño que ayude a reducir costes gracias a la flexibilización que aporta el teletrabajo… El ritmo de todos estos cambios sigue acelerándose.

Por ello, necesitamos crear entornos ágiles que nos permitan adaptar los espacios a unas necesidades cambiantes. Contar con recursos y herramientas que nos ayuden a ser más eficientes, trabajar en un espacio sostenible y en el que nos sintamos saludables hará que nos adaptemos de forma rápida a cualquier nueva situación. 

Saber aprovechar esta oportunidad para decidir si nuestro espacio de trabajo sigue siéndonos útil es clave para seguir adelante con éxito. Es un momento ideal para que todas las partes que conforman una organización reflexionen sobre cómo fomentar un entorno que maximice su bienestar. Y por ello es importante determinar cuáles son las necesidades específicas de una empresa. Entender cómo trabajan sus empleados en la actualidad nos dará información sobre cómo mejorar y obtener una mayor satisfacción y felicidad en la compañía.

Para este análisis contamos con lo que se denomina workplace strategy o estrategia de espacio de trabajo. Ésta se define como el estudio del entorno laboral de una organización para establecer cómo aprovechar y mejorar sus recursos, su cultura y el espacio físico de sus oficinas.

Una buena workplace strategy nos permite realizar un análisis holístico de la compañía. En esta investigación se considera la organización como un todo obteniendo información de sus distintos departamentos. Y lo más importante, nos ofrece datos sobre la experiencia de las personas que utilizan el espacio físico de la oficina. Nos permite entender cómo trabajan y cuáles son sus necesidades para sentirse más saludables a nivel emocional, físico y mental y tener el máximo rendimiento.

Gracias a este estudio podemos proponer nuevas formas de trabajo y alinear la arquitectura y el diseño interior con la experiencia del usuario, los objetivos específicos de la empresa y su estrategia comercial.

Para realizar una workplace strategy alineada con todo ello es necesario conocer previamente cuál es la situación de la empresa en el momento de partida. Es un estudio de campo sobre las formas de trabajo y cómo se utiliza el espacio de la oficina. El formato es variado: se realizan entrevistas en todos los departamentos, no sólo a los miembros de la gerencia, encuestas para recoger ideas y experiencias, talleres de participación abierta… Todo esto se lleva a cabo mediante la escucha activa, la observación y el feedback que nos proporcionan los usuarios.

Es fundamental contar con la opinión de los empleados en el proceso de desarrollo de la workplace strategy. Ellos son el mayor activo de una empresa y sentirse involucrados en el cambio es sinónimo de sentirse pertenecientes y motivados. 

Al realizar este recorrido y analizar los comentarios recibidos obtendremos datos muy útiles. Por una parte entenderemos la cultura empresarial, recaudaremos información sobre las tareas y procesos que se realizan y cómo se utiliza el espacio en la actualidad: ¿existe déficit de zonas para trabajar en equipo? ¿sobran o faltan salas de reuniones? ¿existen espacios para la concentración y el silencio? ¿hay malestar generalizado producido por la distribución interior de la oficina que impide el trabajo ágil? Por otra parte. definiremos cuáles son los nuevos objetivos y metas específicos de la organización y sus motivaciones.

Con los resultados obtenidos en este estudio dibujaremos la hoja de ruta con una estrategia que nos ayude a diseñar la oficina y cada uno de sus espacios interiores. A su vez se establecerá un plan con fechas de implementación y tareas a realizar para dar forma a la mejor solución. Como resultado conseguiremos adaptar el espacio a las necesidades previamente definidas y reducir costes siendo más sostenibles. Todo ello sin caer en la estrategia generalista del “one size fits all”.

Definir la workplace strategy antes de llevar a cabo una reforma o de buscar una nueva sede tiene numerosos beneficios. Los espacios de trabajo inspiradores e inclusivos son entornos que mejoran la colaboración y el trabajo en equipo. Una oficina diseñada para la flexibilidad ofrece la posibilidad de configurar cada espacio en función de los requisitos de los usuarios. De esta forma se fomenta el trabajo ágil, la creatividad y la innovación en los equipos.

Contar con espacios que ofrezcan las herramientas necesarias para generar más valor aportará a la empresa un mayor desempeño y compromiso. Ayudará a las personas a tener mayor bienestar en el ámbito laboral y como consecuencia mejorar su rendimiento. 

Las organizaciones son organismos vivos que están en constante cambio y evolución. Por ello necesitan adaptarse ante cualquier situación para poder seguir siendo prósperas.

Al realizar una workplace strategy los arquitectos tenemos la responsabilidad de conocer los retos a los que se enfrenta una determinada empresa y los factores que motivan sus decisiones. Nos permite ayudarles a identificar las estrategias que resuelvan sus problemas definiendo una estrategia exitosa.

Centrar el análisis en las personas permitirá que los cambios a realizar conlleven resultados más duraderos, que sus empleados se sientan más felices, se combata el absentismo y la enfermedad y retengan talento. A su vez, la organización se beneficiará de los resultados económicos derivados de un clima laboral saludable. Será mucho más competitiva y se convertirá en una plataforma para el éxito aumentando el valor de su marca.

En un momento en el que las oficinas parecen haber desaparecido, diseñar experiencias laborales basadas en el bienestar organizacional es muy beneficioso. Apostar por una renovación del espacio de trabajo definiendo una workplace strategy aportará mayor valor a las personas y será muy eficaz para cubrir las necesidades de un equipo feliz, comprometido y eficiente.

«Reunirse es un comienzo; permanecer juntos es el progreso; trabajar juntos es el éxito«, Henry Ford.