Workplace Strategy: el concepte que et permetrà treure el màxim rendiment als teus recursos a l’entorn laboral

Article realitzat per Cristina Portillo ( Cicle ).

Les maneres de treballar i els entorns d'oficina han evolucionat de manera accelerada aquest darrer any. Tots hem experimentat més o menys l'impacte que té en el nostre exercici l'entorn físic en què treballem.

Aquest context pot haver desencadenat certs canvis a la cultura de les empreses. Potser la creativitat dels equips s'ha vist minvada. Pot ser que es busqui una nova seu més petita que ajudi a reduir costos gràcies a la flexibilització que aporta el teletreball… El ritme de tots aquests canvis es continua accelerant.

Per això, necessitem crear entorns àgils que ens permetin adaptar els espais a unes necessitats canviants . Comptar amb recursos i eines que ens ajudin a ser més eficients, treballar en un espai sostenible i on ens sentim saludables farà que ens adaptem de forma ràpida a qualsevol nova situació.

Saber aprofitar aquesta oportunitat per decidir si el nostre espai de treball segueix sent-nos útil és clau per seguir endavant amb èxit . És un moment ideal perquè totes les parts que conformen una organització reflexionin sobre com fomentar un entorn que maximitzi el benestar. Per això és important determinar quines són les necessitats específiques d'una empresa. Entendre com treballen els seus empleats actualment ens donarà informació sobre com millorar i obtenir una major satisfacció i felicitat a la companyia.

Per a aquesta anàlisi comptem amb allò que s'anomena workplace strategy o estratègia d'espai de treball. Aquesta es defineix com lestudi de lentorn laboral duna organització per establir com aprofitar i millorar els seus recursos, la seva cultura i lespai físic de les seves oficines .

Una bona workplace strategy ens permet fer una anàlisi holístic de la companyia. En aquesta investigació es considera l'organització com un tot obtenint informació dels diferents departaments. I el que és més important, ens ofereix dades sobre l'experiència de les persones que utilitzen l'espai físic de l'oficina. Ens permet entendre com treballen i quines són les necessitats per sentir-se més saludables a nivell emocional, físic i mental i tenir el màxim rendiment.

Gràcies a aquest estudi, podem proposar noves formes de treball i alinear l'arquitectura i el disseny interior amb l'experiència de l'usuari, els objectius específics de l'empresa i la seva estratègia comercial.

Per realitzar una workplace strategy alineada amb tot això, cal conèixer prèviament quina és la situació de l'empresa en el moment de partida. És un estudi de camp sobre les formes de treball i com es fa servir l'espai de l'oficina. El format és variat: es fan entrevistes a tots els departaments, no només als membres de la gerència, enquestes per recollir idees i experiències, tallers de participació oberta… Tot això es duu a terme mitjançant l'escolta activa, l'observació i el feedback que ens proporcionen els usuaris.

És fonamental comptar amb l'opinió dels empleats en el procés de desenvolupament de la workplace strategy . Ells són el major actiu d'una empresa i sentir-se involucrats en el canvi és sinònim de sentir-se pertanyents i motivats .

En fer aquest recorregut i analitzar els comentaris rebuts obtindrem dades molt útils. D'una banda entendrem la cultura empresarial, recaptarem informació sobre les tasques i processos que es realitzen i com s'utilitza l'espai actualment: hi ha dèficit de zones per treballar en equip? sobren o falten sales de reunions? hi ha espais per a la concentració i el silenci? hi ha malestar generalitzat produït per la distribució interior de l'oficina que impedeix la feina àgil? Per altra banda. definirem quins són els nous objectius i metes específics de lorganització i les seves motivacions.

Amb els resultats obtinguts en aquest estudi dibuixarem el full de ruta amb una estratègia que ens ajudi a dissenyar l'oficina i cadascun dels espais interiors. Alhora s'establirà un pla amb dates d'implementació i tasques a realitzar per donar forma a la millor solució. Com a resultat aconseguirem adaptar lespai a les necessitats prèviament definides i reduir costos sent més sostenibles. Tot això sense caure en l'estratègia generalista del “ one size fits all ”.

Definir la workplace strategy abans de dur a terme una reforma o de buscar una nova seu té nombrosos beneficis . Els espais de treball inspiradors i inclusius són entorns que milloren la col·laboració i el treball en equip. Una oficina dissenyada per a la flexibilitat ofereix la possibilitat de configurar cada espai segons els requisits dels usuaris. D'aquesta manera es fomenta el treball àgil, la creativitat i la innovació als equips.

Comptar amb espais que ofereixin les eines necessàries per generar més valor aportarà a l'empresa més exercici i compromís. Ajudarà les persones a tenir més benestar en l'àmbit laboral i com a conseqüència millorar-ne el rendiment.

Les organitzacions són organismes vius que estan en canvi i evolució constants. Per això necessiten adaptar-se davant de qualsevol situació per poder continuar sent pròsperes.

En realitzar una workplace strategy els arquitectes tenim la responsabilitat de conèixer els reptes a què s'enfronta una determinada empresa i els factors que motiven les seves decisions. Ens permet ajudar-los a identificar les estratègies que resolguin els problemes definint una estratègia reeixida.

Centrar l'anàlisi en les persones permetrà que els canvis a realitzar comportin resultats més duradors, que els empleats se sentin més feliços, es combati l'absentisme i la malaltia i retinguin talent. Alhora, l'organització es beneficiarà dels resultats econòmics derivats d'un clima laboral saludable. Serà molt més competitiva i es convertirà en una plataforma per a lèxit augmentant el valor de la seva marca.

En un moment en què sembla que les oficines han desaparegut, dissenyar experiències laborals basades en el benestar organitzacional és molt beneficiós. Apostar per una renovació de l'espai de treball definint una workplace strategy aportarà més valor a les persones i serà molt eficaç per cobrir les necessitats d'un equip feliç, compromès i eficient .

" Reunir-se és un començament; romandre junts és el progrés; treballar junts és l'èxit ", Henry Ford.